FRAUDEPROTOCOL Stichting Ark Mission, Hilversum
Waarom een fraudeprotocol
Het doel van stichting Ark Mission is: “de (gratis) verspreiding van de Bijbel of gedeelten daarvan, van lectuur met betrekking tot de Bijbel en van evangelisatiemiddelen”. Ark Mission wil volledig transparant zijn in zowel de binnenkomende als de uitgaande geldstromen. Deze gelden worden door derden verstrekt. Ark Mission ziet het dan ook als haar plicht de grootst mogelijke zorgvuldigheid ten aanzien van de financiële middelen in acht te nemen.
Ark Mission doet alles binnen haar vermogen om fraude te voorkomen. Wanneer toch het vermoeden van fraude ontstaat, dient onderzoek plaats te vinden binnen de gestelde regels. Hierin wil Ark Mission duidelijk zijn.
Wat is fraude
Het begrip fraude staat in het Wetboek van Strafrecht niet als zodanig omschreven. Het gaat in de praktijk om zaken als: diefstal, verduistering, valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog en corruptie. Fraude kent veel vormen, maar de opzet is steeds dezelfde: personen of organisaties eigenen zich geld toe waar ze geen recht op hebben; daardoor worden anderen benadeeld.
Fraude kan ook plaatsvinden door projecten niet uit te voeren en te verklaren dat ze wel zijn uitgevoerd. Ook kan het gebeuren door kosten die niet zijn gemaakt toch op te voeren, door geld dat bestemd is voor Ark Mission niet aan Ark Mission af te dragen, enzovoorts.
Door fraude wordt Ark Mission benadeeld in haar werk in bijbelverspreiding. Bovendien tast het de goede naam van zowel de eigen organisatie als de branche aan. Het mag duidelijk zijn dat fraude volstrekt inacceptabel is! Visie op fraude Geldzaken zijn vaak een test voor ons karakter. Het karakter van Ark Mission is een christelijk karakter. God roept ons op om eerlijk te zijn, ook in kleine zaken die gemakkelijk bedekt kunnen worden (Lucas 16:10). “Doe alles zo dat niemand een kwaad woord van u kan zeggen, leef als zuivere kinderen van God” (Fil. 2:14-15).
Visie in de praktijk
Enkele praktische voorvallen waaruit het handelen vanuit deze visie blijkt:
- Een nieuwe donateur geeft binnen korte tijd enkele kleine bedragen en vervolgens een zeer grote donatie. Met de giftgever wordt hierover contact opgenomen voordat de grote gift wordt geïncasseerd.
- Giften worden uitsluitend aangewend voor het doel waarvoor ze bestemd zijn.
Maatregelen ter voorkoming van fraude
De interne organisatie van Stichting Ark Mission is dusdanig ingericht dat geen enkele functionaris alleen, ongemerkt, kan beschikken over de fondsen van de organisatie.
Administratieve Organisatie & Interne Controle
De basis voor de administratieve organisatie is de begroting. Deze wordt jaarlijks opgesteld en door het bestuur goedgekeurd. Onderliggende project- en exploitatiebegrotingen worden goedgekeurd middels parafering door respectievelijk de directeur en de uitgever. Hieruit voortvloeiende verplichtingen en facturen worden door de projectverantwoordelijke of door de inkoper goedgekeurd. Deze laatste functionarissen hebben geen bevoegdheden om betalingen uit te voeren.
Verwerking van facturen vindt plaats door de afdeling administratie. Betalingen zonder factuur worden vooraf door het hoofd administratie gecontroleerd. Declaraties worden door de desbetreffende leidinggevende goedgekeurd voordat de declaratie in de administratie wordt verwerkt. Declaraties van de directeur worden door de penningmeester goedgekeurd. Een betaallijst wordt opgesteld door de administrateur. Deze is gebaseerd op basis van vervallen facturen en verzoeken voor betalingen. De betaallijst (samen met de facturen die worden betaald) wordt gecontroleerd door het hoofd administratie. De (gecorrigeerde) betaallijst en de facturen gaan naar de directeur voor goedkeuring. Uitbetaling vindt plaats via internetbankieren, waarbij per betaalbatch de veiligheidscodes door de directeur worden afgegeven.
Het hoofd administratie stelt jaarlijks een jaarrekening op waarin exploitatie en verschillen met begroting worden verantwoord. Deze wordt door een extern accountant gecontroleerd en met (goedkeurende) verklaring aan het bestuur gepresenteerd.
De beknopte jaarrekening wordt op de website van Ark Mission gepubliceerd, waarbij vermeld wordt dat de uitgebreide jaarrekening inclusief accountantsverklaring op aanvraag beschikbaar is. In de jaarrekening wordt tevens een overzicht gegeven van de ontvangsten en kosten per deelproject. Hierbij wordt ook het aantal bijdragende fondsen vermeld. Hiermee toont Ark Mission aan dat geen sprake kan zijn van ‘dubbelfinanciering’.
Extern uitgevoerde projecten
Ark Mission draagt jaarlijks financieel bij aan een aantal projecten die door partnerorganisaties worden uitgevoerd. Voorafgaand aan de goedkeuring en uitkering van de gelden wordt een gespecificeerde begroting gevraagd waaruit moet blijken dat het project past binnen de doelstelling van Ark Mission en een verantwoorde besteding van middelen is. De uitkering wordt op basis van dit projectvoorstel goedgekeurd door de directeur en uitgevoerd conform de hierboven beschreven procedure. De aard van de bijdrage van Ark Mission is in de meeste gevallen het financieren van de productie van (evangelisatie-)materialen, al dan niet in de context van een groter project. Toezicht en controle op juiste besteding vindt plaats door het opvragen van een verslag van werkzaamheden (in tekst, beeld en cijfers) en bewijzen van productie. Deze verslaglegging wordt gebruikt voor terugkoppeling aan donateurs via website, nieuwsbrief en direct mail.
Meldpunt fraude
Een vermoeden van onregelmatigheden dient te worden gemeld bij de directeur. Indien gewenst kan dit ook worden gemeld bij de voorzitter van het bestuur. Onderzoek De directeur zal, in overleg en samenwerking met het bestuur, intern onderzoek doen en de bevindingen meedelen aan degene die de melding heeft gedaan. Wanneer er een ernstig vermoeden van fraude bestaat, zal het bestuur ten allen tijde aangifte doen zodat de zaak strafrechtelijk kan worden onderzocht en vervolgd. Maatregelen Indien het onderzoek een medewerker van Ark Mission betreft, zal deze medewerker hangende het onderzoek worden geschorst. Bij daadwerkelijk vaststellen van fraude zal de frauderende medewerker oneervol worden ontslagen en zal het verduisterde bedrag, vermeerderd met gemaakte kosten, worden verhaald op de frauderende medewerker. Wanneer een andere partij dan Ark Mission gedupeerd is, zal ook deze onmiddellijk in kennis worden gesteld.
Communicatie bij fraude
Een sterk vermoeden van fraude zal - net als daadwerkelijke fraude - onverwijld aan de donateurs worden gemeld. Een intern vermoeden van fraude zal eerst worden onderzocht om niet voorbarig en onnodig schade aan te brengen. Met inachtneming van de regels rondom privacy zal melding worden gedaan op de website van Ark Mission en eventuele andere kanalen.
Publicatie fraudeprotocol
Het fraudeprotocol wordt verstrekt aan alle bestuursleden en medewerkers. Daarnaast staat het gepubliceerd op de website van Ark Mission.
Vaststellen fraudeprotocol
Het fraudeprotocol is vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 september 2016.